[Word技巧] 簡簡單單讓Word自動「生」出目錄 – 圖表目錄篇

前篇文章介紹了用Word建立目錄後，今天要延續昨天的話題，也就是建立圖目錄及表目錄。

這兩種目錄上建立方法其實是一模一樣的，所以我們把他放在一起說明。唯一不同的是，如果您的圖目錄號碼是隨著章節而變（如「圖1-1 A與B的關係圖」）的話，在第一章、第二章的設定就很重要了…這些細節部份我們文章裡面再談，先來看看完成圖：

首先，我們以下面這個編排範例作說明：

內容分為兩章，每章裡各含兩章圖片

≡ Part1 – 設定章節符號

這個部份非常重要，分為以下兩部份

1. 如果您要設定的圖表編號是不論章節，以圖1、圖2…圖99 這樣的方式接到尾端的話。那可以不必理會這個部份，直接從Part2開始
2. 如果您要設定的圖表編號與章節有關，例如第一章的圖片編號為圖1-1 、圖1-2；第二章編號為圖2-1、圖2-2這樣編輯的話，請勿必將章節設定好。每個章節的編號都必需要關聯，不可手動Key in。下兩張圖是章節編號的正確及錯誤示範：
   

   （點圖放大）	（點圖放大）
   ＞正確示範 點選任何一個章節編號後，關聯的章節標號會跟著變成灰底字。	＞錯誤示範 右頁的「第二章」是手動Key in進去的，所以和第一章沒有關聯，這就設定錯了。

如果設定錯誤的話，先把手動key in的標題刪除，再選擇工具列的【格式】→【項目符號及編號】插入標號，依照下圖設定

※假如出現的編號沒有延續第一個標號的話（如原本為「第一章」但新增編號的卻還是顯示「第一章」），在新的標號上點一下滑鼠右鍵，選擇【繼續編號】就可以了。

設定完成以後，接下來就簡單多了。

 

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≡ Part 2 – 將圖片設定標號

Step1 點選要標號的圖片，接著選擇工具列的【插入】→【參照】→【標號】

Step2 由於標號的組成為「標籤+號碼(例如：圖１)」，內建的標籤不一定符合各人所需，所以先檢查看看「標籤」欄位裡有沒有您要使用的標籤。如果沒有的話，按下【新增標籤】自訂標籤，新增完成後標籤就會顯示在【標籤】欄位裡。

1.選擇新增標籤	2.輸入您要新增的標籤，按下【確定】	3.新增完成後標籤就會顯示在【標籤】欄位裡

接下的步驟分為：1、標號與章節無關的設定方式，2、標號與章節有關的設定方式

1. 標號與章節無關之設定上續步驟完成後，接著選擇標號出現的位置。如下圖所示，若要將標號在圖片上方，就選擇【選取項目之上】，反之則選擇【選取項目之下】，接著按下【確定】就完成圖片的標號了。

   

   下圖為位置配置意示圖

   

2. 標號與章節設定有關之設定Step1 上續步驟完成後，按下【編號方式】→勾選【包含章節編號】→【確定】，此時在「標號」欄位會看到預覽的標號已經包含章節編號了。

   

   

   Tips：若您的標號因章節的設定而變成國字數字的話是正常現象，完成標號後可以再自行從文章內修改。

   Step2 接著選擇標號出現的位置。如下圖所示，若要將標號在圖片上方，就選擇【選取項目之上】，反之則選擇【選取項目之下】，接著按下【確定】就完成圖片的標號了。
   

   
   位置配置意示圖

 

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≡ Part3 – 將圖表目錄插入文件中

當每張圖片都標號完成後，接下來就是把目錄插入的最後步驟囉！

Step1 選擇工具列的【插入】→【參照】→【索引及目錄】

Step2 切換至「圖表目錄」標籤，選擇「標題標籤」為您所要插入目錄的標籤類型。
※這裡選擇的標籤和文章內使用的標籤是有關連的，如果選錯標籤，那目錄理所當然不會出現囉！

Tips：如果您要插入「表」目錄的話就選擇「表」；如果要插入「圖」目錄的話就選擇「圖」。

Step3 最後按下【確定】就可以產生出圖表目錄了。

附註：如果目錄對齊的位置不滿意的話，將游標移到目錄裡任何一個標題，移動「首行縮排」就可以調整了

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